Kontakty (baza klientów)

Zobacz jak zbudować własną bazę kontaktów i nimi zarządzać w codziennej pracy.

Tworzenie i zarządzanie kontaktami

Tworzenie kontaktu

TeleCube CRM pozwala na stworzenie dwóch baz kontaktów:

Do organizacji przypisywane mogą być osoby- dzięki temu, w łatwy sposób można stworzyć strukturę, gdzie z daną organizacją (np. firmą) powiązane są poszczególne osoby (np. pracownicy).

Wszystkie utworzone kontakty dostępne są w zakładce lewego menu Kontakty, we właściwej dla siebie sekcji Osoby lub Organizacje.

image-1650443933233.png

Dzięki systematycznemu tworzeniu bazy kontaktów budujesz jednocześnie historię kontaktu z nimi. Dzięki temu w każdej chwili możesz otworzyć profil danego kontaktu aby sprawdzić, jak przebiegał on dotychczas, jakie ważne informacje na jego temat zanotowano.

Aby utworzyć nowy kontakt, przejdź do zakładki Kontakty i wybierz odpowiednią bazę (osoby lub organizacje), a następnie wybierz przycisk Utwórz osobę/ Utwórz kontakt. Pojawi się formularz właściwy dla dla wybranego typu kontaktu.

image-1650443671150.png

Nowy kontakt możesz utworzyć również z poziomu ogólnej historii kontaktu- wystarczy kliknąć w ikonę akcji dodaj kontakt w wierszu z wybranym zdarzeniem, a następnie wybierz do jakiej bazy chcesz go dodać.

image-1650443777612.png

Dodatkowe akcje

Dla każdego z kontaktów możesz wykonać kilka akcji. Przycisku do ich wykonania znajdują się w widoku tabeli z wszystkimi kontaktami.

Profil kontaktu

Po wejściu w kartę kontaktu, ukaże się okno złożone z 3 części:


Modyfikacja karty kontaktu oraz widoku tabeli

Profile Twoich kontaktów oraz widok tabeli z dodanymi osobami i organizacjami mogą być przez Ciebie modyfikowane. Dzięki temu dostosujesz karty kontaktów oraz widoki tabel ściśle do własnych potrzeb, tak, aby agregować jeszcze więcej informacji i wyświetlać je we właściwy dla Ciebie sposób. 

Tworzenie własnych pól w karcie (profilu) kontaktu

W karcie kontaktu możesz utworzyć własne pola, które pomogą Ci w spersonalizowaniu profilu kontaktu (osoby czy organizacji).

Aby utworzyć nowe własne pole do profilu kontaktu należy przejść do zakładki Panel Zarządzania > Ustawienia CRM > Kontakty i w sekcji Własne pola utworzyć nowe pole.

image-1655977864497.png

Każde nowo utworzone własne pole automatycznie pojawi się w czterech miejscach:

  1. Na stronie głównej profilu kontaktu, w sekcji informacje dodatkowe.
  2. W formularzu dodawania nowego kontaktu, w sekcji Własne pola.
  3. W tabli kontaktów jako kolumna możliwa do wyświetlenia.
  4. Jako źródło wyszukiwarki, po którym można przeszukiwać i filtrować tabelę (sekcja Szukaj po przy wyszukiwarce).
Ustawienie własnego widoku tabeli kontaktów

Możesz również ustawić własny widok tabeli, włączając lub wyłączając widoczność poszczególnych kolumn jak i zmieniać ich położenie względem siebie.

Każde dodane własne pole jest jednocześnie kolumną w tabeli kontaktów, wobec czego możesz dostosować widok tabeli ściśle do własnych potrzeb.

Aby zarządzać ustawieniem tabeli należy w zakładce Kontakty > Osoby/ Organizacje kliknąć w button Układ Tabeli, znajdujący się nad tabelą z kontaktami. W tym menu można włączyć widoczność poszczególnych kolumn jak i zamieniać je miejscami względem siebie. 

Przy pomocy suwaków włączysz/ wyłączysz widoczność danej kolumny a strzałki pomogą Ci w ustawieniu kolejności kolumn w tabeli.

image-1665487756704.png

Widok tabeli jest ustawiany indywidualnie dla każdego użytkownika. Oznacza to, że każdy może posiadać swoje własne ustawienie, dopasowane do jego preferencji czy zakresu obowiązków.


Import danych

Jeżeli posiadasz własne bazy danych o swoich klientach i chcesz zaimportować je do TeleCube CRM wystarczy, że przygotujesz plik w odpowiednim formacie i skorzystasz z wbudowanego w CRM importera.

Zakładka z importem danych

Aby rozpocząć import, po zalogowaniu do CRM przejdź do zakładki Kontakty i z górnej belki wybierz Import. Pamiętaj, że aby widzieć tę zakładkę musisz posiadać uprawnienie do dodawania kontaktów (Panel Zarządzania > Uprawnienia >wybrana grupa uprawnień > sekcja Kontakty).

Na stronie zostanie wyświetlona tabela z wszystkimi poprzednimi importami i ich statusem. Dodatkowo, poprzez kliknięcie zielonego przycisku Importuj dane możliwe będzie rozpoczęcie nowego importu. 

image-1663829632831.png

W tabeli znajdziesz również dwie ikony akcji:

Jeżeli plik posiada status mapowanie oznacza to, że nie dokończyłeś mapowania przed wykonaniem importu. Kliknij w nazwę pliku aby ponownie otworzyć ekran mapowania.

Jak poprawnie zaimportować dane?

Po kliknięciu zielonego przycisku Importuj dane otworzy się okno, na które należy przeciągnąć plik, który ma zostać zaimportowany (możesz również kliknąć w pole i wybrać plik z listy).

image-1663829859056.png

Pamiętaj, że:
1) Właściwym formatem pliku będzie CSV UTF-8 lub JSON.
2) Pierwszy wiersz w arkuszu powinien zawierać nazwy kolumn (Imię, Nazwisko etc.) a nie dane do importu. Importowane dane powinny zaczynać się od drugiego wiersza.
3) Jeżeli masz nietypowe dane, które chcesz zaimportować i nie pasują one do standardowych pól w TeleCube CRM- pamiętaj, aby wcześniej dla profili kontakatów utworzyć Własne pola. Więcej o własnych polach przeczytasz tutaj.

Jeżeli plik był zapisany w poprawnym formacie na ekranie pojawi się formularz mapowania pól. Liczba pól do zmapowania jest adekwatna do ilości kolumn w arkuszu, a nazwa na nim wyświetlona jest nazwą kolumny z arkusza (z pierwszego wiersza w arkuszu).

image-1663829719431.png

Teraz należy przyporządkować każde z pól do danej w CRM, wybierając konkretne pole z rozwijanej listy. Dzięki temu, dane z konkretnej kolumny arkusza zostaną wgrane do właściwego pola w CRM.

Jeżeli chcesz zobaczyć, jak wygląda przykładowy plik z danymi do importu, pobierz go klikając tutaj.

Wskazówki dot. nietypowych pól

Tagi

Podczas importu tagi rozpoznawane są na podstawie ich opisu. Wobec tego, aby poprawnie zaimportować tag, zadbaj o:

  1. Utwórz właściwy tag w CRM i upewnij się, że jego opis jest identyczny jak w Twoim arkuszu. Jeżeli nie będą się one zgadzać, tag nie zostanie zaimportowany.
  2. Jeżeli chcesz dodać kilka tagów do danego wiersza, w komórce dot. tagu w Twoim pliku do importu oddziel je za pomocą znaku " | " (pionowej kreski oddzielonej obustronnie spacjami). Dzięki temu, system rozpozna że są to różne tagi i będzie mógł dopisać ich kilka.

image-1663762578868.png






Opiekunowie/ Obserwatorzy

Podczas importu opiekunowie i obserwatorzy rozpoznawani są na podstawie ich opisu. Wobec tego, aby poprawnie zaimportować opiekuna/ obserwatora, zadbaj o:

  1. Utwórz właściwego użytkownika w CRM i upewnij się, że jego imię i nazwisko jest identyczne jak w Twoim pliku. Jeżeli nie będą się one zgadzać, opiekun/ obserwator nie zostanie zaimportowany.
  2. Jeżeli chcesz dodać kilku opiekunów/ obserwatorów do danego wiersza, w komórce dot. opiekuna/ obserwatora w Twoim pliku do importu oddziel je za pomocą znaku " | " (pionowej kreski oddzielonej obustronnie spacjami). Dzięki temu, system rozpozna że są to różni opiekunowie/ obserwatorzy i będzie mógł dopisać ich kilku.

image-1663762791683.png






Numery telefonów

Numery telefonu zalecamy zapisać w pliku w formacie E164, podając kod kraju + prefiks + numer, np. 48221131415. System importu natomiast został tak skonstruowany, żeby rozróżniał również inne formaty (np. ze spacjami, nawiasami czy myślnikami), jednak w takim przypadku zalecamy dokładne sprawdzenie poprawności importu.

Data i godzina

Datę i godzinę można importować w formacie:

lub w poniższych formatach:

Pamiętaj, że dla czterech powyższych formatów, czas podany w komórkach zostanie przyjęty jako czas UTC! Jest to szczególnie istotne dla poprawnego wyświetlania dat i godzin w CRM. Zatem, jeżeli dane w Twoim arkuszu zawierają czas ustawiony względem innej strefy czasowej, przed importem dokonaj konwersji.

Pola typu checkbox

Jeżeli w swoim CRM posiadasz pole typu checkbox i chcesz zaimportować do niego dane, przygotuj je w następujący sposób:

image-1663763380801.png






Pola (wielokrotnego) wyboru

Jeżeli chcesz zaimportować dane do pola wyboru (rozwijanej listy):

  1. Utwórz właściwe pole wyboru dla profilu osoby/organizacji korzystając z mechanizmu Własnych pól.
  2. Podczas importu opcje w polu rozpoznawane są na podstawie ich nazwy. Wobec tego pamiętaj, aby opcje w polu wyboru były identyczne jak w Twoim pliku. Jeżeli nie będą się one zgadzać, dane nie zostaną poprawnie zaimportowane.

  3. Jeżeli chcesz zaimportować kilka opcji do danego pola, to we komórce w Twoim pliku do importu oddziel je za pomocą znaku " | " (pionowej kreski oddzielonej obustronnie spacjami). Dzięki temu, system rozpozna że są to różne opcje i może dopisać ich kilka.

Dla przykładu, dla pola z rozwijaną listą:

image-2022-09-20-13-32-45-116.png

W arkuszu należy podać wartość w ten sposób:

image-2022-09-20-13-33-35-795.png