Import danych Jeżeli posiadasz własne bazy danych o swoich klientach i chcesz zaimportować je do TeleCube CRM wystarczy, że przygotujesz plik w odpowiednim formacie i skorzystasz z wbudowanego w CRM importera. Zakładka z importem danych Aby rozpocząć import, po zalogowaniu do CRM przejdź do zakładki Kontakty i z górnej belki wybierz Import. Pamiętaj, że aby widzieć tę zakładkę musisz posiadać uprawnienie do dodawania kontaktów (Panel Zarządzania > Uprawnienia >wybrana grupa uprawnień > sekcja Kontakty). Na stronie zostanie wyświetlona tabela z wszystkimi poprzednimi importami i ich statusem. Dodatkowo, poprzez kliknięcie zielonego przycisku Importuj dane możliwe będzie rozpoczęcie nowego importu. W tabeli znajdziesz również dwie ikony akcji: Usuń plik z listy- pozwala na całkowite usunięcie pliku z listy importów. Aby ikona była możliwa do kliknięcia, w pierwszej kolejności należy wycofać import. Cofnij import danych- pozwala na wycofanie i usunięcie wszelkich danych wgranych z pliku do CRM. Jeżeli plik posiada status mapowanie oznacza to, że nie dokończyłeś mapowania przed wykonaniem importu. Kliknij w nazwę pliku aby ponownie otworzyć ekran mapowania. Jak poprawnie zaimportować dane? Po kliknięciu zielonego przycisku Importuj dane otworzy się okno, na które należy przeciągnąć plik, który ma zostać zaimportowany (możesz również kliknąć w pole i wybrać plik z listy). Pamiętaj, że:1) Właściwym formatem pliku będzie CSV UTF-8 lub JSON.2) Pierwszy wiersz w arkuszu powinien zawierać nazwy kolumn (Imię, Nazwisko etc.) a nie dane do importu. Importowane dane powinny zaczynać się od drugiego wiersza.3) Jeżeli masz nietypowe dane, które chcesz zaimportować i nie pasują one do standardowych pól w TeleCube CRM- pamiętaj, aby wcześniej dla profili kontakatów utworzyć Własne pola. Więcej o własnych polach przeczytasz tutaj. Jeżeli plik był zapisany w poprawnym formacie na ekranie pojawi się formularz mapowania pól. Liczba pól do zmapowania jest adekwatna do ilości kolumn w arkuszu, a nazwa na nim wyświetlona jest nazwą kolumny z arkusza (z pierwszego wiersza w arkuszu). Teraz należy przyporządkować każde z pól do danej w CRM, wybierając konkretne pole z rozwijanej listy. Dzięki temu, dane z konkretnej kolumny arkusza zostaną wgrane do właściwego pola w CRM. Jeżeli chcesz zobaczyć, jak wygląda przykładowy plik z danymi do importu, pobierz go klikając tutaj. Wskazówki dot. nietypowych pól Tagi Podczas importu tagi rozpoznawane są na podstawie ich opisu. Wobec tego, aby poprawnie zaimportować tag, zadbaj o: Utwórz właściwy tag w CRM i upewnij się, że jego opis jest identyczny jak w Twoim arkuszu. Jeżeli nie będą się one zgadzać, tag nie zostanie zaimportowany. Jeżeli chcesz dodać kilka tagów do danego wiersza, w komórce dot. tagu w Twoim pliku do importu oddziel je za pomocą znaku " | " (pionowej kreski oddzielonej obustronnie spacjami). Dzięki temu, system rozpozna że są to różne tagi i będzie mógł dopisać ich kilka. Opiekunowie/ Obserwatorzy Podczas importu opiekunowie i obserwatorzy rozpoznawani są na podstawie ich opisu. Wobec tego, aby poprawnie zaimportować opiekuna/ obserwatora, zadbaj o: Utwórz właściwego użytkownika w CRM i upewnij się, że jego imię i nazwisko jest identyczne jak w Twoim pliku. Jeżeli nie będą się one zgadzać, opiekun/ obserwator nie zostanie zaimportowany. Jeżeli chcesz dodać kilku opiekunów/ obserwatorów do danego wiersza, w komórce dot. opiekuna/ obserwatora w Twoim pliku do importu oddziel je za pomocą znaku " | " (pionowej kreski oddzielonej obustronnie spacjami). Dzięki temu, system rozpozna że są to różni opiekunowie/ obserwatorzy i będzie mógł dopisać ich kilku. Numery telefonów Numery telefonu zalecamy zapisać w pliku w formacie E164, podając kod kraju + prefiks + numer, np. 48221131415. System importu natomiast został tak skonstruowany, żeby rozróżniał również inne formaty (np. ze spacjami, nawiasami czy myślnikami), jednak w takim przypadku zalecamy dokładne sprawdzenie poprawności importu. Data i godzina Datę i godzinę można importować w formacie: 2021-10-09T10:21:14Z (zawierającym strefę czasową) lub w poniższych formatach: 14.8.2022 14:07:35 14-08-2022 14:07:35 2021-11-10 14:07:35 09/07/2022 14:07:35 Pamiętaj, że dla czterech powyższych formatów, czas podany w komórkach zostanie przyjęty jako czas UTC! Jest to szczególnie istotne dla poprawnego wyświetlania dat i godzin w CRM. Zatem, jeżeli dane w Twoim arkuszu zawierają czas ustawiony względem innej strefy czasowej, przed importem dokonaj konwersji. Pola typu checkbox Jeżeli w swoim CRM posiadasz pole typu checkbox i chcesz zaimportować do niego dane, przygotuj je w następujący sposób: Jeżeli checkbox ma być zaznaczony, wartość dla komórki powinna wynosić 1. Jeżeli checkbox ma być odznaczony, wartość dla komórki powinna wynosić 0. Pola (wielokrotnego) wyboru Jeżeli chcesz zaimportować dane do pola wyboru (rozwijanej listy): Utwórz właściwe pole wyboru dla profilu osoby/organizacji korzystając z mechanizmu Własnych pól. Podczas importu opcje w polu rozpoznawane są na podstawie ich nazwy. Wobec tego pamiętaj, aby opcje w polu wyboru były identyczne jak w Twoim pliku. Jeżeli nie będą się one zgadzać, dane nie zostaną poprawnie zaimportowane. Jeżeli chcesz zaimportować kilka opcji do danego pola, to we komórce w Twoim pliku do importu oddziel je za pomocą znaku " | " (pionowej kreski oddzielonej obustronnie spacjami). Dzięki temu, system rozpozna że są to różne opcje i może dopisać ich kilka. Dla przykładu, dla pola z rozwijaną listą: W arkuszu należy podać wartość w ten sposób: