Pliki

Sprawdź jak dodawać i zarządzać plikami umieszczonymi w CRM.

• Pliki powiązane z kontaktem/billingiem
• Pliki niepowiązane z kontaktem/ billingiem
• Zarządzanie plikami i dostępnym miejscem

Pliki powiązane z kontaktem/billingiem

W TeleCube CRM plik można powiązać z zapisanym w CRM kontaktem lub zdarzeniem billingowym poprzez jedną z kilku akcji:

• bezpośrednio do profilu kontaktu, wtedy będzie on powiązany z danym kontaktem;
  
• załączyć do notatki do profilu kontaktu zapisanego w CRM, wtedy również plik będzie powiązany z tym kontaktem;
• załączyć go do notatki do zdarzenia z billingu (połączenia, SMS), wtedy to plik będzie powiązany z tym zdarzeniem.

Aby dodać plik, kliknij w przycisk Dodaj plik, aby załączyć go do profilu kontaktu lub kliknij w ikonę spinacza, aby załączyć plik do notatki.

W formularzu, który się pojawi przeciągnij pliki, które chcesz dodać na pole dodawania pliku (lub kliknij w nie, aby wybrać je z komputera). Każdy z plików może zostać opatrzony indywidualnym opisem, który będzie wyświetlany w tooltip-ie (dymku), który ukaże się po najechaniu na nazwę pliku w miejscu, w którym został dodany.

Pamiętaj, że dodawany plik musi być w prawidłowym formacie (mp3, jpeg, png, pdf, zip, rar, doc, docx, xls, xlsx, ppt, pptx, odt, ods, odp, txt, csv) oraz ważyć maksymalnie 50 Mb.

Wszystkie pliki powiązane z danym kontaktem (również te dodane jako załączniki do notatek ze zdarzeń billingowym powiązanych z kontaktem) będą widoczne w profilu kontaktu w zakładce Pliki.

Pliki niepowiązane z kontaktem/ billingiem

Jeżeli chcesz dodać plik niepowiązany z żadnym kontaktem, wyłącznie w celu jego swobodnego przetrzymania w CRM, przejdź do zakładki Panel Zarządzania > Ustawienia CRM > Pliki a następnie kliknij przycisk Dodaj plik.

W otwartym formularzu wybierz pliki, opcjonalnie podaj ich opisy. Po ich wgraniu pliki pojawią się w tabeli, a sekcja Powiązany z zawierać będzie jedynie trzy poziome kreski, sugerujące brak powiązania pliku z kontaktem/zdarzeniem.

Pamiętaj, że dodawany plik musi być w prawidłowym formacie (mp3, jpeg, png, pdf, zip, rar, doc, docx, xls, xlsx, ppt, pptx, odt, ods, odp, txt, csv) oraz ważyć maksymalnie 50 Mb.

Zarządzanie plikami i dostępnym miejscem

Zarządzanie plikami

Wraz z system plików udostępniona została dedykowana zakładka, która pozwala zarządzać wszelkimi plikami, które zostały wgrane do CRM. Dostęp do zarządzania plikami znajduje się w zakładce Panel Zarządzania > Ustawienia CRM > Pliki.

Wszystkie pliki dostępne są w formie tabeli, która zawiera podstawowe informacje o nich. Klikając na nazwę pliku, można uruchomić jego pobieranie aby podejrzeć jego zawartość. Istotną rolę pełni kolumna Powiązany z, która wskazuje z czym plik jest powiązany:

• profilem osoby/ organizacji- kliknięcie w nazwę spowoduje otwarcie karty kontaktu. Oznacza to, że plik został dodany bezpośrednio do profilu kontaktu (a nie np. jako załącznik do notatki),
• zdarzeniem z billingu- kliknięcie w nazwę spowoduje otwarcie karty szczegółów zdarzenia (połączenia/SMS). Plik jest dodany jako załącznik do notatki.
• notatka do profilu- oznacza, że plik został dodany do profilu kontaktu jako załącznik do notatki profilowej. Kliknięcie w nazwę spowoduje otwarcie profilu.
• brak powiązania- plik został dodany bez przypisania do żadnego zdarzenia czy profilu, poprzez zakładkę Panel Zarządzania > Ustawienia CRM > Pliki. 

Pamiętaj, że do plików możesz przypisywać również tagi. Aby utworzyć nowy tag do plików, przejdź do zakładki Panel Zarządzania > Ustawienia CRM > Tagi. 

Powiadomienie o kończącej się przestrzeni na pliki

Udostępniliśmy automat, który wyśle automatycznie e-mail do wskazanych użytkowników w momencie, w którym wykorzystanie dostępnej przestrzeni na pliki wyniesie więcej niż 75%. W tym celu należy z dostępnej listy wybrać tych użytkowników, którzy mają otrzymać wiadomość a następnie kliknąć przycisk Zapisz.

Wiadomość e-mail zostanie wysłana na adres e-mail powiązany z użytkownikiem.

Aktywacja dodatkowego miejsca na pliki

W przypadku gdy posiadana w Twoim CRM przestrzeń na pliki jest bliska wyczerpaniu, możesz aktywować dodatkowy pakiet miejsca. Wybierz z listy interesujący Cię pakiet a następnie kliknij aktywuj. W kolejnym kroku zapoznaj się z dodatkowym kosztem pakietu i potwierdź go. Miejsce zostanie automatycznie zwiększone.