Schemat Centrali
Poznaj jak w prosty sposób stworzyć swoją centralę telefoniczną oraz w jaki sposób można wykorzystać jej elementy
- Tworzenie schematu centrali
- Bramka SMS
- Warunek Czasowy
- Zapowiedź
- Menu IVR
- Kolejka
- Poczta Głosowa
- Weryfikacja Numeru Dzwoniącego
- Key Pass
- Punkt kontrolny
- Odwołanie do innego schematu
- Komunikat z Twojego API
- Zew. Odwołanie do API
- Zespół/Grupa Telefonów
Tworzenie schematu centrali
Czym jest schemat centrali?
Narzędzie schematu centrali pozwala określić w jaki sposób mają zachowywać się połączenia trafiające na infolinię. Daje m.in. możliwość ustawienia konkretnych godzin pracy, stworzenia zapowiedzi powitalnych dla osób dzwoniących, tonowego wyboru lub tego, jak połączenie ma się zachować w momencie zajętości konsultantów.
Kreator schematów centrali znajduje się w Panelu Klienta, Zakładka Wirtualna Centrala > Moje Centralki.
Budowanie centrali odbywa się metodą "przeciągnij i upuść, gdzie po dodaniu elementu do schematu łączymy go przy pomocy przeciągania strzałek.
Dzięki zastosowaniu Schematu Centrali Twój numer może przemienić się w rozbudowaną infolinię. W ten sposób, korzystając z dostępnych elementów, m.in. uporządkujesz ścieżkę rozchodzenia się połączeń przychodzących do Twojej firmy, przekażesz ważne komunikaty oraz zapobiegniesz automatycznemu odrzucaniu połączeń z sygnałem zajętości kiedy wszyscy Twoi konsultanci prowadzą rozmowy.
Zanim przystąpisz do budowy schematu centrali, upewnij się, że:
- posiadasz dodany numer telefonu, który połączysz ze schematem;
- posiadasz dodane konta wewnętrzne SIP (więcej) lub numery zewnętrzne (więcej), dzięki czemu dodasz je jako konsultantów do schematu.
Jeżeli chcesz zobaczyć w jaki sposób stworzyć schemat Wirtualnej Centrali lub potrzebujesz pomocy w jego konfiguracji, skorzystaj z filmu lub poradnika poniżej:
Zasady budowania schematu centrali
Po wejściu do kreatora należy kliknąć szary button z niebieskim plusem, pozwoli to na utworzenie nowego schematu.
Następnie pojawia się pole które pozwala na ustawienie przyjaznej nazwy dla centrali która pozwoli na rozróżnienie schematu wśród innych utworzonych centralek.
Po ustaleniu nazwy powinno otworzyć się właściwe okno edytora w formie białej planszy z elementem start oraz paskiem narzędzi.
Klikając zielony button w lewym górnym rogu edytora otrzymujemy możliwość dodawania kolejnych elementów do schematu. Dzięki tym elementom definiujemy ścieżkę w jaki sposób zachowa się połączenie trafiając na infolinię.
Więcej informacji o działaniu i funkcjach poszczególnych elementów można sprawdzić tutaj.
Tworzenie nowego schematu zaczynamy zawsze od elementu Start. Po dodaniu pierwszego elementu np. zapowiedzi lub warunku czasowego najeżdżamy kursorem myszy na element, który ma go bezpośrednio poprzedzać, a następnie klikamy przyciskiem myszy na małą niebieską ikonę łańcucha i przeciągamy powstałą strzałkę na nowo dodany element.
Kolejne strzałki przeciągamy na następne elementy znajdujące się bezpośrednio przed nim. Przykładowo bazując na poniższym screenie, chcąc dodać zapowiedź którą ma słyszeć dzwoniący w godzinach pracy infolinii, strzałkę na element zapowiedzi przeciągamy z elementu warunku czasowego. Po dodaniu kolejnych elementów, schemat przybierze formę grafu (drzewka):
W momencie gdy ścieżka dla połączeń została już ustalona należy powiązać schemat z którymś z dodanych numerów miejskich lub komórkowych. W tym celu należy kliknąć ikonę zębatki w prawym górnym rogu edytora. Po kliknięciu pojawi się lista dodanych numerów, po zaznaczeniu checkboxa obok danego numeru zostaje on powiązany ze schematem.
Następnie zapisujemy ustawienia klikając button Zapisz.
Jeden schemat może być powiązany z kilkoma numerami. Jeden numer może być powiązany natomiast wyłącznie z jednym schematem
Po powiązaniu schematu z numerem zapisujemy wszystkie ustawienia klikając ikonę "check".
Utworzony schemat centrali można w dowolnym momencie edytować. Po wejściu w zakładkę Wirtualna Centrala > Moje Centralki dostępna jest lista utworzonych centralek. Prz każdym z utworzonych schematów widnieją 4 ikony:
Kolejno od lewej są to:
1. Kopiowanie schematu- dzięki któremu będziemy w stanie utworzyć kopię wybranego schematu. Możemy dzięki temu bez zbędnego wysiłku utworzyć bliźniaczy schemat, dla którego możemy wprowadzić tylko drobne zmiany, bez konieczności jego budowania całkowicie od początku.
2. Edycja schematu- otwiera okno edytora schematu, na którym możemy dokonać zmian w jego funkcjonowaniu.
3. Rejestr ostatnich zapisów- historia zmian zawierająca datę i wskazanie użytkownika, który modyfikował schemat.
4. Usunięcie schematu- bezpowrotnie usuwa dany schemat.
Bramka SMS
Czym jest bramka SMS na schemacie Wirtualnej Centrali?
Bramka SMS ma za zadanie dokonanie automatycznej wysyłki wiadomości SMS o dowolnej, ustalonej przez użytkownika treści w momencie kiedy połączenie trafi na ten element na schemacie.
Dzięki zastosowaniu Bramki SMS na Twoim schemacie zautomatyzujesz wysyłkę wiadomości SMS po natrafieniu na ten element podczas połączenia z Twoją centralką, a tym samym zaoszczędzisz czas. Możesz w ten sposób wysłać SMS np. po zapowiedzi, z danymi Twojej firmy lub komunikatem z Twojego systemu (np. o statusie zamówienia).
Jeżeli chcesz skonfigurować bramkę SMS na swoim schemacie centrali i potrzebujesz pomocy, zapoznaj się z poniższym filmem lub poradnikiem:
Ustawienia elementu Bramka SMS
Aby dodać element bramki SMS do schematu, z menu elementów Wirtualnej Centrali dostępnego w lewym, górnym rogu pod ikoną zielonego buttona z plusem wybierz Bramka SMS.
1. Opis Elementu - pozwala na ustalenie dowolnej nazwy dla wskazanego elementu która pozwoli na łatwe wyfiltrowanie wiadomości w historii wysyłki SMS.
2. Pole nadawcy - daje możliwość ustalenia z jakim polem nadawcy ma być wysyłana wiadomość.
3. Z opóźnieniem - pole to pozwala na określenie z jakim opóźnieniem od momentu gdy połączenie trafi na ten element ma zostać wysłana wiadomość.
4. Numery Odbiorców - daje możliwość wskazania na jakie numery mają zostać wysłane wiadomości. Listę numerów należy oddzielić przecinkami. Same numery należy wprowadzić w międzynarodowym formacie np. +48221131415. W tym polu możesz wprowadzić numery np. swoich konsultantów, aby otrzymali SMS-a gdy połączenie trafi na ten element. Dodatkowe opcje to:
- Wyślij wiadomość również do osoby dzwoniącej- zaznacz, aby wysłać SMS o wskazanej treści również do osoby dzwoniącej.
- Wyślij tylko jeden SMS w ramach jednego połączenia- zaznacz, aby uniknąć sytuacji w której jedna osoba otrzyma kilka SMS-ów w przypadku, gdy połączenie kilkukrotnie trafi na ten element.
5. Szablon/Treść - pozwala na wybranie gotowego szablonu wiadomości która ma być wysłana lub ustalenie własnej treści.
Dodatkowo istnieje możliwość powiązania tego elementu z API i dodania treści wiadomości wskazanej przez Twój system przy pomocy komunikacji API. W tym celu określ:
1. Metodę komunikacji- wybierz metodę POST lub GET.
2. Podaj adres URL API, pod którym centrala ma się komunikować z Twoim systemem.
3. Określ czas oczekiwania centrali na odpowiedź z Twojego systemu.
4. Wybierz strukturę odpowiedzi, jakiej ma oczekiwać centrala.
Przy każdym żądaniu wysłanym z centrali do Twojego API centrala ma możliwość przekazania kilku dodatkowych parametrów, takich jak from_number - numer telefonu z którego dzwoniono do Ciebie, to_number - numer na który dzwoniono do Ciebie, call_id - identyfikator połączenia. Jeżeli chcesz dodać jakiś stały parametr, który będzie przekazywany przy każdym żądaniu- skorzystaj z własnych pól.
Po skonfigurowaniu powyższych ustawień należy zapisać je klikając niebieski button Zapisz Ustawienia.
Następnie połącz bramkę SMS z innymi elementami na schemacie.
Warunek Czasowy
Czym jest warunek czasowy?
Element pozwala na ustalenie godzin pracy infolinii, określenie dni wolnych oraz zachowania centralki poza godzinami pracy.
Dzięki zastosowaniu elementu Warunek czasowy:
- ustalisz w jakich dniach i godzinach połączenia będą trafiały do Twoich Konsultantów,
- zdecydujesz o dalszym przebiegu połączenia, które trafiło na Twoją centralkę poza godzinami pracy,
- ustalisz odpowiednie komunikaty, które usłyszą Klienci w dni wolne od pracy lub podczas Twojego urlopu.
Jeżeli chcesz skonfigurować warunek czasowy na swoim schemacie centrali i potrzebujesz pomocy, zapoznaj się z poniższym filmem lub poradnikiem:
Ustawienia Warunku Czasowego
Aby dodać element warunku czasowego do schematu, z menu elementów Wirtualnej Centrali dostępnego w lewym, górnym rogu pod ikoną zielonego buttona z plusem wybierz Warunek czasowy.
1. Nazwa warunku - pozwala na ustawienie dowolnej nazwy która pozwoli na łatwe rozpoznanie elementu wśród innych ustawionych warunków czasowych.
2. Podaj godziny oraz dni kiedy chcesz przyjmować połączenia - sekcja ta daje możliwość ustalenia godzin pracy w których centrala ma przyjmować połączenia. Po kliknięciu w zielony button Dodaj Nową Regułkę można ustalić konkretne dni i godziny pracy infolinii.
Następnie określ dni oraz godziny pracy.
3. Wskaż dni wolne od pracy, aby zostały inaczej potraktowane przez centralę - standardowo w sekcji dodane są wszystkie święta i dni wolne uwzględnione w polskim kalendarzu. W przypadku gdy dni pracy różnią się od tych wykazanych w sekcji można je łatwo usunąć klikając ikonę kosza na śmieci obok danego dnia lub dodać nowy dzień klikając plus obok nazwy sekcji.
Po skonfigurowaniu powyższych ustawień należy zapisać je klikając niebieski button Zapisz Ustawienia.
Pamiętaj, aby połączyć warunek z innymi elementami na schemacie. Od elementu warunki czasowego można przeciągnąć dwie 3 strzałki:
- w godzinach pracy,
- po godzinach pracy,
- w dni wyjątkowe i święta.
Zapowiedź
Czym jest element zapowiedzi?
Jest to element który pozwala na głosowe przekazanie klientowi wiadomości głosowej np. powitania, informacji o godzinach pracy czy nagrywaniu rozmów.
Dzięki zastosowaniu elementu Zapowiedź m.in.:
- powitasz Klientów dzwoniących do Twojej firmy,
- przekażesz Klientom komunikat RODO lub o nagrywaniu połączeń,
- poinformujesz o godzinach pracy Twojego biura.
Jeżeli chcesz skonfigurować element zapowiedzi na swoim schemacie centrali i potrzebujesz pomocy, zapoznaj się z poniższym filmem lub poradnikiem:
Ustawienia zapowiedzi
Aby dodać element zapowiedzi do schematu, z menu elementów Wirtualnej Centrali dostępnego w lewym, górnym rogu pod ikoną zielonego buttona z plusem wybierz Zapowiedź.
1. Nazwa zapowiedzi - dowolna przyjazna nazwa zapowiedzi, która pomoże odróżnić ten element od innych na schemacie.
2. Zapowiedź - pole które pozwala na wybranie z listy utworzonej zapowiedzi. W sekcji widnieją również 3 ikony:
- głośnik - pozwala na odsłuchanie utworzonej zapowiedzi.
- upload - pozwala na wgranie własnej zapowiedzi. Format, w którym powinna być przygotowana zapowiedź to WAV enkodowane do PCM, 8 kHz, 16 bit, mono.
- tT - pozwala na stworzenie zapowiedzi z użyciem Wirtualnego Lektora (syntezatora mowy). Pamiętaj, aby podczas tworzenia tego typu zapowiedzi wybrać poprawny język, w jakim lektor ma odczytać komunikat!
3. Powtórz - pozwala osobie dzwoniącej na ponowne odsłuchanie zapowiedzi wybierając konkretny numer tonowy. Konkretny wybór tonowy który ma powtórzyć zapowiedź należy wybrać z listy.
Dodatkowo istnieje możliwość zaznaczenia checkboxa, który pozwala na przerwanie zapowiedzi w dowolnym momencie poprzez wybór tonowy (wciśnięcie klawisza na klawiaturze telefonu).
Po skonfigurowaniu powyższych ustawień należy zapisać je klikając niebieski button Zapisz Ustawienia.
Następnie połącz zapowiedź z innymi elementami na schemacie, np. kolejką.
Menu IVR
Czym jest Menu IVR?
Jest to element, który pozwala na odtworzenie odpowiedniego komunikatu głosowego, po którym osoba dzwoniąca, przy pomocy klawiatury swojego telefonu, ma możliwość wyboru tonowego elementu, z którym chce się połączyć (np. osoba lub dział).
Dzięki zastosowaniu elementu IVR:
- Klient sam będzie mógł wybrać np. język lub z jakim działem chce się połączyć,
- połączenia będą trafiały bezpośrednio do Konsultantów znających sprawę co pozwoli zaoszczędzić czas i ograniczy konieczność przekierowywania połączeń do innych osób.
Jeżeli chcesz skonfigurować menu IVR na swoim schemacie centrali i potrzebujesz pomocy, zapoznaj się z poniższym filmem lub poradnikiem:
Ustawienia Menu IVR
Aby dodać element IVR do schematu, z menu elementów Wirtualnej Centrali dostępnego w lewym, górnym rogu pod ikoną zielonego buttona z plusem wybierz Menu IVR.
W dalszej części, należy określić kilka niezbędnych parametrów:
2. Zapowiedź Powitalna - pole, które pozwala na wybranie z listy (lub utworzenie nowego) komunikatu głosowego z informacją o wyborach tonowych. W sekcji widnieją również 3 ikony:
- głośnik - pozwala na odsłuchanie utworzonej zapowiedzi;
- upload - pozwala na wgranie własnej zapowiedzi, format w którym powinna być przygotowana zapowiedź to WAV enkodowane do PCM, 8 kHz, 16 bit, mono.;
- tT - pozwala na stworzenie zapowiedzi z użyciem Wirtualnego Lektora.
3. Czas na wybór - czas, w którym osoba dzwoniąca powinna dokonać wyboru.
Po zaznaczeniu poniższego checkbox'a osoba dzwoniąca, która zna numer wewnętrzny (czyli numery Twoich kont SIP) po wpisaniu go będzie miała możliwość połączenia się bezpośrednio z wybranym numerem wewnętrznym.
W takiej sytuacji połączenie będzie próbowało dotrzeć bezpośrednio na wskazane wyborem tonowym konto wewnętrzne, z pominięciem wszelkich innych elementów schematu np. kolejek. Jeżeli będzie ono zajęte lub niedostępne- połączenie zostanie rozłączone lub zachowa się zgodnie z ustawieniami przypisanymi bezpośrednio dla tego konta SIP.
Czasu Oczekiwania na wybór dzwoniącego:
1. Dopuszczalna Ilość prób przed poddaniem się - wskaż ile prób ma osoba dzwoniąca na wybranie wyboru tonowego przed poddaniem się (upływem czasu). Jeżeli funkcja ma być wyłączona należy ustawić wartość 0.
2. Komunikat (z powodu braku wyboru) - można wprowadzić komunikat, który będzie odtwrzony, w momencie gdy upłynie czas na wybór lub w momencie braku wyboru tonowego.
Natomiast jeżeli komunikat powitalny (np. z podaniem jakiego wyboru może dokonać osoba dzwoniąca) ma zostać odtworzony za każdym razem po komunikacie z braku wyboru tonowego lub przekroczenia czasu na wybór należy zaznaczyć poniższy checkbox.
3. Komunikat przed opuszczeniem menu IVR, gdy ilość dopuszczalnych prób zostanie przekroczona przez dzwoniącego - w tej sekcji można dodać specjalny komunikat z informacją o przekroczonej ilości możliwych prób i skierowaniu np. do kolejki ogólnej lub rozłączeniu połączenia.
Niepoprawny Wybór dokonany przez dzwoniącego:
1. Dopuszczalna Ilość prób przed poddaniem się - wskaż ile prób ma osoba dzwoniąca na wybranie poprawnego numeru tonowego. Jeżeli funkcja ma być wyłączona należy ustawić wartość 0.
2. Komunikat (niepoprawny wybór został dokonany) - można wprowadzić komunikat, który będzie odtworzony w momencie, gdy dokonano niewłaściwego wyboru tonowego.
Tak samo jak w powyższej sekcji Czas oczekiwania na wybór dzwoniącego można ustawić komunikat powitalny, który zostanie odtworzony za każdym razem po komunikacie o dokonaniu niepoprawnego wyboru.
3. Komunikat przed opuszczeniem menu IVR, gdy ilość dopuszczalnych prób zostanie przekroczona przez dzwoniącego - w tej sekcji można dodać specjalny komunikat z informacją o przekroczonej ilości możliwych prób i skierowaniu np. do kolejki ogólnej lub rozłączeniu połączenia.
Po skonfigurowaniu powyższych ustawień należy zapisać je klikając niebieski button Zapisz Ustawienia.
Następnie połącz menu IVR z innymi elementami na schemacie.
Od elementu IVR możesz pociągnąć 12 strzałek:
- 10 dla wyborów tonowych od 0 do 9;
- jedną dla niepoprawnego wyboru tonowego;
- jedną dla sytuacji przekroczenia czasu na wybór.
Kolejka
Czym jest kolejka?
Jest to element pozwalający osobie dzwoniącej oczekiwać na połączenie. Dzwoniący może odsłuchać Zapowiedź powitalną, informację o swoim miejscu w kolejce lub w momencie czekania na odebranie przez Konsultanta słuchać melodii.
Do kolejki, jako konsultanci, mogą być dodane zarówno numery wewnętrzne lub zewnętrzne.
Dzięki zastosowaniu elementu Kolejka:
- w momencie kiedy wszyscy Twoi Konsultanci prowadzą rozmowy, kolejne połączenia przychodzące nie będą odrzucane z sygnałem zajętości, kiedy wszyscy Twoi Konsultanci prowadzą już rozmowy,
- Klient, który trafi do kolejki będzie mógł oczekiwać na rozmowę słuchając muzyki,
- poinformujesz Klienta, które miejsce w Kolejce zajmuje dzięki czemu będzie on mógł oszacować przybliżony czas połączenia się z Twoją infolinią.
Jeżeli chcesz skonfigurować kolejkę na swoim schemacie centrali i potrzebujesz pomocy, zapoznaj się z poniższym filmem lub poradnikiem:
Ustawienia ogólne
Aby dodać element kolejki do schematu, z menu elementów Wirtualnej Centrali dostępnego w lewym, górnym rogu pod ikoną zielonego buttona z plusem wybierz Kolejka.
W części ustawień ogólnych podaj:
1. Nazwa Kolejki - pozwala na ustawienie dowolnej nazwy, która pozwoli na łatwe rozpoznanie elementu wśród innych ustawionych kolejek. Jeżeli połączenia aktywne lub oczekujące z tej kolejki mają być pokazywane na stornie głównej w Panelu Klienta należy zaznaczyć poniższy checkbox.
2. Numer Wewnętrzny - numer, na który można przekierować połączenie do kolejki lub zalogować się bądź wylogować z niej. Jest to numer wyłącznie dla celów wewnętrznych.
3. Prefiks Prezentacji - wpisana w tym polu wartość będzie ukazywać się przed prezentacją numeru osoby dzwoniącej. Funkcja ta ma ułatwić pracę Konsultantowi aby wiedzieć z jakiej kolejki przyszło połączenie. Dla przykładu, po wprowadzeniu w tym polu wartości NOWY:, numer dzwoniącego wyświetli się konsultantom w następujący sposób: NOWY:221131415
4. Strategia dzwonienia - można wybrać w jaki sposób połączenie ma obdzwaniać Konsultantów.
Przy sekcji Strategia dzwonienia można kliknąć w znak zapytania wtedy ukaże się definicja i opis każdej strategii.
Jeżeli połączenia ma trafić do konsultanta, z którym ostatnio był połączony należy zaznaczyć poniższy checkbox. Następnie można ustalić na jak czas przechować historię rozmów oraz wskazać, czy historia z innych kolejek oraz połączeń wychodzących również ma być rozpatrywana.
Jeżeli konsultant, z którym dzwoniący ostatnio rozmawiał jest niedostępny, połączenie będzie kierowane zgodnie z wybraną dla kolejki strategią.
5. Zapowiedź Powitalna - pole, które pozwala na wybranie z listy utworzonego komunikatu lub dodanie nowego. Jest to komunikat, który usłyszy dzwoniący po wejściu do kolejki.
6. Powitanie dla Konsultantów - Zapowiedź będzie otworzona konsultantowi przed połączeniem z osobą dzwoniącą z informacją na przykład z jakiej kolejki jest to połączenie.
Przy Zapowiedź Powitalna oraz Powitanie dla Konsultantów widnieją 3 ikony, które oznaczają:
- głośnik - pozwala na odsłuchanie utworzonej zapowiedzi.
- upload - pozwala na wgranie własnej zapowiedzi, format w którym powinna być przygotowana zapowiedź to WAV enkodowane do PCM, 8 kHz, 16 bit, mono.
- tT - pozwala na stworzenie zapowiedzi z użyciem Wirtualnego Lektora.
7. Lista VIP (Priorytetowa) - osoba dzwoniąca znajdująca się w książce telefonicznej umieszczonej w tej sekcji będzie traktowana jako VIP dlatego będzie przyjmowana jako pierwsza w kolejce. Oznacza to, że w kolejności będzie przed osobami, które oczekują na połączenie ale nie są wpisane do wybranej książki telefonicznej.
Ustawienia zaawansowane:
1. Maksymalny Czas w Kolejce - czas w jakim osoba dzwoniąca będzie w danej kolejce. Po jego upływie osoba dzwoniąca opuści kolejkę i zostanie przekazana do następnego elementu na schemacie (o ile takowy istnieje).
2. Maksymalny ilość oczekujących połączeń - można ustawić ile osób dzwoniących może oczekiwać na połączenie w kolejce. Osoby ponad limit nie będą do niej przyjmowane.
3. Ponawiaj Próbę co - ustawienie w tej sekcji wartości spowoduje, że centrala będzie ponawiała próbę dodzwonienia się do konsultanta w określonym czasie.
4. Maksymalny Czas Dzwonienia do Konsultanta - czas ustawiony w tej sekcji jest czasem dzwonienia na urządzenie/aplikację konsultanta.
Opcja Ponawiaj próbę co oraz maksymalny czas dzwonienia do konsultanta tworzą razem cykl dzwonienia do konsultantów. Centrala próbuje połączyć się z konsultantem przez czas wskazany jako maksymalny czas dzwonienia do konsultanta, następnie następuje przerwa zgodna z czasem ustawionym w ponawiaj próbę co. Takie cykle są wykonywa do czasu odebrania połączenia przez konsultanta, rozłączenia się dzwoniącego lub opuszczenia kolejki na skutek innych warunków.
5. Odstęp między rozmowami - wskaż ile czasu po zakończeniu rozmowy do konsultanta mają nie być kierowane rozmowy miał chwile przerwy po zakończeniu poprzedniej, np. na sporządzenie notatek.
6. Przed rozmową poinformuj Konsultanta o czasie oczekiwania strony dzwoniącej- przed połączeniem z klientem konsultant otrzyma zapowiedź w której wirtualny lektor poinformuje o ilości czasu, który rozmówca oczekiwał w kolejce.
Ustawienia zaawansowane - przyjmowanie do kolejki
1. Przyjmuj połączenia do pustej kolejki - jeżeli w kolejce nie ma dostępnych konsultantów centrala może pominąć kolejkę i kierować do dalszego elementu (jeżeli takowy istnieje). W przypadku zaznaczonego checkboxa połączenia zostaną przyjęte do kolejki nawet jeżeli nie ma w niej wolnych konsultantów.
2. Przekieruj połączenie gdy kolejka stanie się pusta - w przypadku gdy dzwoniący oczekuje w kolejce na połączenie a zdarzy się sytuacja, że nie ma żadnego wolnego konsultanta, centrala automatycznie przekieruje osobę dzwoniącą do kolejnego elementu umieszczonego na Schemacie Centrali (o ile takowy istnieje).
3. Kieruj połączenie na zajęte wewnętrzne - połączenie będzie kierowane do konsultantów nawet gdy są aktualnie zajęci. Konsultant słyszy informację w słuchawce w formie "piknięcia" (krótkiego sygnału dźwiękowego). Zalecamy wyłączenie tej opcji aby nie dekoncentrować konsultantów w trakcie prowadzonych rozmów.
4. Podczas czekania, dzwoniący - można wybrać z listy co osoba dzwoniąca w momencie czekania na połączenia ma słyszeć.
Do wybory są 3 propozycję:
- Słucha Muzyki na Czekanie,
- Słucha Muzyki, potem Sygnał Dzwoniącego Telefonu,
- Słyszy Sygnał Dzwoniącego Telefonu.
Jeżeli chcesz wgrać własną muzykę na czekanie do kolejki, prześlij plik z muzyką na adres info@telecube.pl. Plik powinien być w formacie WAV enkodowane do PCM, 8 kHz, 16 bit, mono.
Aby osoba dzwoniąca ususzyła komunikat, które miejsce w kolejce obecnie zajmuję należy zaznaczyć checkbox, dodatkowo można ustalić jaki odstęp między komunikatami ma być zachowany.
Dodanie numeru wewnętrznego oraz zewnętrznego do Kolejki.
Aby dodać numer wewnętrzny lub zewnętrzny należy kliknąć zielony kwadrat z "+" obok wybranego numeru. W momencie dodania numeru do kolejki powinien pojawić się po prawej stronie w sekcji Konsultanci Powiązani z Kolejką i będzie mógł (po zapisaniu ustawień) obsługiwać połączenia, które zostaną przyjęte do kolejki.
Po skonfigurowaniu powyższych ustawień należy zapisać je klikając niebieski button Zapisz Ustawienia.
Następnie połącz kolejkę z innymi elementami na schemacie.
Poczta Głosowa
Czym jest poczta głosowa?
Element Poczty Głosowej daje możliwość dzwoniącemu pozostawienia wiadomości głosowej, która zostanie przesłana na wskazane adresy e-mail w formie nagrania dźwiękowego.
Dzięki zastosowaniu Poczty Głosowej, Twoi Klienci będą mogli pozostawić wiadomość głosową, np. poza godzinami pracy Twojego biura, a Ty będziesz mógł ją później odsłuchać.
Jeżeli chcesz skonfigurować pocztę głosową na swoim schemacie centrali i potrzebujesz pomocy, zapoznaj się z poniższym filmem lub poradnikiem w wersji tekstowej:
Ustawienia poczty głosowej
Aby dodać element poczty głosowej do schematu, z menu elementów Wirtualnej Centrali dostępnego w lewym, górnym rogu pod ikoną zielonego buttona z plusem wybierz Poczta głosowa.
Zaznaczenie powyższego checkboxa pozwala na dostarczenie nagranej wiadomości bezpośrednio na numer wewnętrzny (konto SIP) wybrany z listy.
Najczęściej stosowaną metodą jest wysyłka nagrań na wskazany adres mailowy. Sekcja ta daje możliwości ustawienia następujących parametrów:
1. Zapowiedź powitalna - pozwala na ustalenie komunikatu który będzie słyszany przez dzwoniącego przed pozostawieniem wiadomości. Podobnie jak w standardowym elemencie Zapowiedzi istnieje możliwość odsłuchania komunikatu, wgrania swojego pliku lub skorzystania z Wirtualnego Lektora (syntezatora mowy).
2. Adres Mailowy - pozwala na wprowadzenie adresu mailowego na który będą przesyłane nagrania.
3. Podaj maksymalny czas nagrania wiadomości, lub wprowadź '0' na nieoznaczony czas - sekcja ta pozwala ograniczyć czas pozostawianych wiadomości.
Po skonfigurowaniu powyższych ustawień należy zapisać je klikając niebieski button Zapisz Ustawienia.
Następnie połącz pocztę głosową z innymi elementami na schemacie.
Od elementu poczty głosowej nie można przeciągnąć już żadnych strzałek- oznacza to, że po nagraniu wiadomości nie jest możliwy powrót do schematu.
Weryfikacja Numeru Dzwoniącego
Czym jest weryfikacja numeru dzwoniącego?
Element zweryfikuje czy osoba dzwoniąca z danego numeru znajduję się w wczesnej utworzonej książce telefonicznej a następnie skieruje ją zgodnie z ustawieniami elementu. Dzięki temu w łatwy sposób można stworzyć odrębne ścieżki dla klientów VIP lub blokować niechciane numery.
Dodanie weryfikacji numeru dzwoniącego do schematu pozwoli:
- akceptować połączenia jedynie z numerów, dodanych do tak zwanej białej listy,
- automatycznie odrzucać połączenia znajdujące się na tzw. czarnej liście,
- tworzyć alternatywne ścieżki połączeń dla kontaktów zapisanych w książce telefonicznej.
Jeżeli chcesz skonfigurować weryfikację numeru na swoim schemacie centrali i potrzebujesz pomocy, zapoznaj się z poniższym filmem lub poradnikiem w formie tekstowej:
Ustawienia elementu Weryfikacja Numery Dzwoniącego
Aby dodać element weryfikacji dzwoniącego do schematu, z menu elementów Wirtualnej Centrali dostępnego w lewym, górnym rogu pod ikoną zielonego buttona z plusem wybierz Weryfikacja numeru dzwoniącego.
W dalszej części określ kilka podstawowych parametrów elementu:
1. Opis - pozwala na ustawienie dowolnej nazwy, która pozwoli na łatwe rozpoznanie elementu. na schemacie.
2. Zastrzeżone numery - w tej sekcji należy wybrać jak centrala ma potraktować połączenia z numeru zastrzeżonego.
Do wyboru są dwie możliwości:
- Odrzuć połączenia (traktuj jako numer, którego nie znaleziono na liście (w wybranej książce telefonicznej)) ;
- Przyjmuj połączenie (traktuj jako numer znaleziony na liście (w wybranej książce telefonicznej)).
Następnie należy zaznaczyć książki telefoniczne, w której może znajdować się numer osoby dzwoniącej aby centrala wiedziała jak ma kierować połączenie dalej.
Jeżeli książka telefoniczna nie została jeszcze utworzona po przez kliknąć button z "+" można ją z łatwością dodać. Więcej informacji o książkach telefonicznych znajdziesz tutaj.
Po skonfigurowaniu elementu należy element zapisać i połączyć go z innymi elementami po przez przeciągnięciu strzałki i wybierając odpowiednią opcję z listy:
- Jeżeli numer nie istnieje (w wybranej książce telefonicznej),
- Jeżeli numer istnieje (w wybranej książce telefonicznej),
- Jeżeli numer jest zastrzeżony.
Po skonfigurowaniu powyższych ustawień należy zapisać je klikając niebieski button Zapisz Ustawienia.
Następnie połącz weryfikację dzwoniącego z innymi elementami na schemacie.
Key Pass
Czym jest Key Pass?
Jest to moduł umożliwiający dzwoniącemu uwierzytelnienie się na podstawie wprowadzonego kodu PIN. Zależnie od przebiegu uwierzytelnienia połączenie można skierować na konkretny element w centrali.
Podaj indywidualny Kod PIN swoim najważniejszym Klientom. W ten sposób sprawniej ich uwierzytelnisz a także dasz możliwość np. połączyć się z konkretnym zasobem Twojej centralki przygotowanym dla Twoich Klientów VIP lub skierujesz ich bezpośrednio do dedykowanego Konsultanta.
Jeżeli chcesz skonfigurować element KeyPass na swoim schemacie centrali i potrzebujesz pomocy, zapoznaj się z poniższym filmem lub poradnikiem w formie tekstowej:
Ustawienia modułu autoryzacji dzwoniącego - KeyPass
Aby dodać element autoryzacji do schematu, z menu elementów Wirtualnej Centrali dostępnego w lewym, górnym rogu pod ikoną zielonego buttona z plusem wybierz Key Pass.
Następnie określ kilka podstawowych ustawień:
1. Nazwa - przyjazna nazwa dla modułu autoryzowania aby w łatwy sposób odróżnić go od innych elementów na schemacie.
2. Maksymalna liczba prób - maksymalna liczba prób uwierzytelnienia przed uznaniem ich negatywnego wyniku.
3. Czas na wprowadzenie PIN - maksymalny czas odstępu pomiędzy wprowadzeniem cyfr PINu, przed uznaniem nieudanej próby. Po tym czasie, jeżeli dzwoniący nie zakończy wprowadzenia kodu PIN za pomocą kratki, system uzna, że kratka została wprowadzona.
4. Zapowiedź powitalna - komunikat który usłyszy osoba wdzwaniająca się. W sekcji widnieją również 3 ikony:
- głośnik - pozwala na odsłuchanie utworzonej zapowiedzi.
- upload - pozwala na wgranie własnej zapowiedzi. Format, w którym powinna być przygotowana zapowiedź to WAV enkodowane do PCM, 8 kHz, 16 bit, mono.
- tT - pozwala na stworzenie zapowiedzi z użyciem Wirtualnego Lektora (syntezatora mowy). Pamiętaj, aby podczas tworzenia tego typu zapowiedzi wybrać poprawny język, w jakim lektor ma odczytać komunikat!
5. Komunikat o błędzie - Komunikat który usłyszy osoba która wprowadzi niepoprawny PIN.
Dodatkowo edytor posiada sekcje tworzenia oraz zarządzania utworzonymi PINami.
Nowy PIN można utworzyć klikając zielony button z plusem. PIN powinien zawierać minimum 4 cyfry. Dodatkowo konieczne dodanie jest nazwy np. nazwę klienta VIP.
Utworzony PIN można następnie usunąć przez kliknięcie ikony kosza na śmieci
Po skonfigurowaniu powyższych ustawień należy zapisać je klikając niebieski button Zapisz Ustawienia.
Następnie połącz Key Pass z innymi elementami na schemacie.
Od elementu Key Pass możesz pociągnąć dwie strzałki- jedną dla poprawnej a drugą dla błędnej autoryzacji.
Punkt kontrolny
Czym jest punkt kontrolny?
Jest to narzędzie służące do pomocy w identyfikacji połączenia, które napotkało niniejszy element na swojej drodze, poprzez dodanie przed numerem dzwoniącego określonej kombinacji liter lub cyfr. Pozwala to na łatwiejsze rozpoznanie przez konsultantów w jakim temacie (i przez jaką ścieżkę na schemacie) dzwoni/ przeszła dana osoba.
Zastosuj ten element aby informować Konsultantów jaką ścieżką dotarł Klient, np. jaki temat rozmowy wybrał. Pozwoli to Konsultantom na szybsze zorientowanie się jakich rozwiązań może oczekiwać Klient, na podstawie przebiegu połączenia zgodnie ze schematem centrali.
Jeżeli chcesz skonfigurować punkt kontrolny na swoim schemacie centrali i potrzebujesz pomocy, zapoznaj się z poniższym filmem lub poradnikiem w wersji tekstowej:
Ustawienia punktu kontrolnego
Aby dodać element punktu kontrolnego do schematu, z menu elementów Wirtualnej Centrali dostępnego w lewym, górnym rogu pod ikoną zielonego buttona z plusem wybierz Punkt kontrolny.
W pierwszej kolejności należy wybrać rodzaj CLIP prefiks, Istnieją dwie możliwości:
1. Stała wartość - w tym przypadku CLIP prefiks jest stałą wartością dla każdego połączenia. W tym wypadku wystarczy ustawić następujące wartości:
- Nazwa Punktu Kontrolnego - dowolna przyjazna nazwa pozwalająca na rozróżnienie elementu.
- CLIP Prefiks - ciąg do 12 znaków które zostaną wyświetlone przed numerem dzwoniącego. Dozwolone są wyłącznie znaki ASCII. Polskie znaki będą zastąpione ich odpowiednikami. Przykładowo po ustaleniu CLIP Prefiks "SPRZEDAZ", jeśli ktoś dzwoni z numeru 221131415 na urządzeniu konsultanta wyświetli się jako "SPRZEDAZ221131415".
2. Zmienna wartość - w tym wypadku CLIP prefiks opiera się o cyfry wprowadzone tonowo na klawiaturze telefonu dzwoniącego.
Jeżeli chcesz, aby element wyczyścił wszystkie poprzednie dopisane prefixy (np. ustawione dla numerów telefonu), zaznacz poniższy checkbox.
W przypadku zmiennej wartości, oprócz Nazwy Punktu Kontrolnego należy ustalić następujące wartości:
- Zapowiedź Powitalna - zapowiedź którą usłyszy dzwoniący. Kliknięcie w ikonę tT pozwoli nagrać własną zapowiedź przy użyciu wirtualnego lektora.
- Zapowiedź: niepoprawna wartość - zapowiedź którą usłyszy dzwoniący w przypadku wprowadzenia niepoprawnej wartości.
- Zapowiedź: niewprowadzona wartość - zapowiedź którą usłyszy dzwoniący w przypadku braku wprowadzenia jakiejkolwiek wartości.
Jeżeli chcesz wgrać własne, przygotowane przez siebie pliki dźwiękowe pamiętaj, aby były one w formacie WAV enkodowane do PCM, 8 kHz, 16 bit, mono.
- Minimalna oraz maksymalna ilość cyfr - określa minimalną oraz maksymalną spodziewaną liczbę wprowadzonych przez dzwoniącego cyfr.
- Maksymalna ilość prób - określa maksymalną ilość prób którą dzwoniący może podjąć. Próba uznawana jest za sukces jeśli dzwoniący w określonym czasie wprowadzi prawidłową ilość cyfr.
- Maksymalny odstęp czasowy - określa maksymalny czas na wprowadzenie liczby.
Jeżeli chcemy, aby połączenie przechodzące przez punkt kontrolny było automatycznie zapisywane do książki telefonicznej, wystarczy wybrać konkretną książkę z listy. Zaznaczając checkbox Nadpisuj istniejące rekordy z numerem strony dzwoniącej spowodujemy, że w przypadku gdy w wybranej książce telefonicznej znajduje się już numer dzwoniącego, jego nazwa zostanie nadpisana wprowadzoną przez dzwoniącego sekwencją znaków.
Po skonfigurowaniu powyższych ustawień należy zapisać je klikając niebieski button Zapisz Ustawienia.
Następnie połącz punkt kontrolny z innymi elementami na schemacie.
Odwołanie do innego schematu
Czym jest odwołanie do innego schematu?
Połączenie które natrafi na ten element, zostanie automatycznie przekierowane na dowolny element Startowy w wybranym, innym (istniejącym) schemacie Wirtualnej Centrali. Pozwala to na wykorzystanie istniejących elementów zastosowanych w ramach innych schematów bez ponownego tworzenia ich.
Dzięki odwołaniu do innych schematów posiadając jeden główny numer, sprawnie możesz przekierować połączenia na kilka mniejszych schematów. Pozwoli Ci to zachować większy ład i przejrzystość schematów, zachowując pełną funkcjonalność infolinii.
Ustawienia odwołania do innego schematu
Aby dodać element odwołania do innego schematu, z menu elementów Wirtualnej Centrali dostępnego w lewym, górnym rogu pod ikoną zielonego buttona z plusem wybierz Odwołanie do innego schematu.
Z listy należy wybrać schemat do którego chcemy zrobić odwołanie.
Po skonfigurowaniu powyższych ustawień należy zapisać je klikając niebieski button Zapisz Ustawienia.
Następnie połącz odwołanie z innymi elementami na schemacie.
Komunikat z Twojego API
Czym jest komunikat z Twojego API?
Centrala TeleCube ma możliwość wysłania żądania pod wskazany adres URL API z informacjami o połączeniu, które trafiło na ten element. Następnie oczekiwać będzie na odpowiedź z Twojego systemu (komunikat), a następnie przetworzy jego treść przy pomocy wirtualnego lektora w komunikat głosowy, który usłyszy dzwoniący. Nasz wielojęzykowy wirtualny lektor wykonuje przetworzenie w czasie rzeczywistym.
Dodatkowym atutem jest wprowadzenie możliwości podania przez osobę dzwoniącą ciągu cyfr- numeru umowy, zamówienia czy identyfikatora klienta. Centrala TeleCube wyśle na wskazany adres URL API wprowadzony ciąg znaków, który pomoże Twojemu systemowi przygotować odpowiedni komunikat. Funkcja przydatna jest w szczególności, gdy w automatyczny sposób chcesz przekazać dzwoniącemu krótki komunikat na podstawie informacji w Państwa systemie, np. status zamówienia, postęp reklamacji czy datę umówionej wizyty.
Zastosowanie tej funkcji umożliwi Twoim Klientom uzyskanie oczekiwanej informacji, np. potwierdzenie terminu wizyty czy statusie zamówienia w szybszym czasie, gdyż nie będzie konieczne łączenie Klienta z Konsultantem. W ten sposób czas zaoszczędzi zarówno Klient, jak i Konsultant, który w tym czasie będzie mógł prowadzić rozmowy nie związane np. z potwierdzaniem terminów czy przyjmowaniem zamówień.
Jeżeli chcesz skonfigurować komunikat z Twojego API na swoim schemacie centrali i potrzebujesz pomocy, zapoznaj się z poniższym filmem lub poradnikiem:
Konfiguracja elementu
Aby dodać element komunikatu z API do schematu, z menu elementów Wirtualnej Centrali dostępnego w lewym, górnym rogu pod ikoną zielonego buttona z plusem wybierz Komunikat z Twojego API.
W nowo otwartym oknie dokonaj podstawowej konfiguracji elementu, podając:
- Nazwę odwołania- dowolna nazwa identyfikująca element na schemacie centrali.
- Metoda HTTP(s)- wybierz metodę (POST lub GET), w jakiej centrala ma komunikować się z Twoim API.
- Adres URL API- wskaż adres, pod jakim znajduje się Twoje API oraz wybierz odpowiedni protokół komunikacji.
- Czas oczekiwania- podaj czas jaki centrala ma oczekiwać na odpowiedź z Twojego API. Jeżeli w tym przedziale jej nie dostanie, skieruje dzwoniącego do kolejnego elementu na schemacie zgodnie z ustawieniem "upłynął czas na odpowiedź". Dodatkowo, w trakcie oczekiwania na odpowiedź dzwoniący może słuchać muzyki na czekanie.
- Domyślny język oraz struktura odpowiedzi- wybierz w jakim języku lektor ma przeczytać komunikat z Twojego systemu oraz jaka będzie struktura (format) odpowiedzi.
Jeżeli chcesz aby dzwoniący mógł wpisać ciąg cyfr za pomocą klawiatury swojego telefonu, zaznacz checkbox Umożliwiaj dzwoniącemu opcję wprowadzenia ciąg cyfr, a następnie dokonaj konfiguracji dodatkowych parametrów:
- Zapowiedź powitalna- wskaż zapowiedź, jaką ma usłyszeć dzwoniący przed możliwością podania kodu. Warto w niej poinformować go o dalszym kroku tzn. konieczności wprowadzania cyfr lub gdzie może je znaleźć.
- Minimalna oraz maksymalna ilość cyfr do wprowadzenia- określ graniczne wartości w zakresie ilości cyfr, jakie dzwoniący może wprowadzić.
- Maksymalny odstęp czasowy- podaj czas, po jakim centrala ma ma uznać, że dzwoniący zakończył wprowadzanie kodu cyfrowego i przekazać do Twojego API podane wartości. Jednocześnie jest to czas, jaki dzwoniący ma na wprowadzenie pojedynczej cyfry. Pamiętaj, aby czas ten nie był za krótki, gdyż dzwoniący może nie zdążyć wprowadzić oczekiwanej wartości.
Jeżeli chcesz, aby w żądaniu kierowanym do Twojego API centrala podawała również wskazane przez Ciebie, inne stałe wartości (np. klucz uwierzytelnienia API) skorzystaj z opcji dodatkowych pól. Podaj nazwę pola oraz wartość, jaką każdorazowo centrala ma przesłać do Ciebie.
Na zakończenie Zapisz ustawienia. Element pojawi się na schemacie centrali, pozostaje jedynie połączyć go z innymi elementami na schemacie zgodnie z miejscem, w którym ma występować. Od tego elementu zapowiedzi możesz wskazać dwie drogi- co ma się stać w przypadku odsłuchania przygotowanej zapowiedzi (np. rozłączenie lub przekierowanie do kolejki z konsultantem) oraz w przypadku błędu (np. ponowne skierowanie do tego elementu aby powtórzyć próbę).
Zew. Odwołanie do API
Czym jest zewnętrzne odwołanie do API?
Centrala TeleCube ma możliwość wysłania żądania pod wskazany adres URL API z informacjami o połączeniu, które trafiło na ten element. Następnie oczekiwać będzie na odpowiedź z Twojego systemu, dzięki której będzie w stanie pokierować połączenie dalej, w zależności od otrzymanej odpowiedzi. Jest to element bardzo podobny do tradycyjnego menu IVR, ale zamiast tonowych wyborów 0-9 możemy kierować dzwoniącego zgodnie ze statusem w Twoim systemie.
Dzięki funkcji zewnętrznego odwołania do API możesz kierować osoby dzwoniące do właściwych kolejek lub konsultantów na podstawie numeru, z którego do Ciebie dzwonią lub wartości wprowadzonej poprzez klawiaturę telefonu- numeru zamówienia, umowy czy klienta.
Inaczej mówiąc, schemat działania funkcji zamyka się w trzech prostych krokach:
1. Dzwoniący na infolinię trafia na element zewnętrznego odwołania do API.
2. Centrala przekazuje dane o połączeniu (numer z którego dzwoniono lub ciąg znaków wprowadzony przez dzwoniącego) do Twojego systemu.
3. Centrala otrzymuje odpowiedź od Twojego systemu np. o statusie zamówienia dzwoniącego i na tej podstawie kieruje połączenie do właściwej kolejki/ konsultanta.
Funkcja ta pozwoli zaoszczędzić czas zarówno Klientów jak i Twoich pracowników, gdyż system sam odpowiednio pokieruje połączenie do właściwego Konsultanta, który będzie najlepiej rozeznany w temacie i udzieli najrzetelniejszych odpowiedzi- zarówno na podstawie numeru dzwoniącego lub wprowadzonego przez niego ciągu cyfr.
Jeżeli chcesz skonfigurować element zewnętrznego odwołania do API na swoim schemacie centrali i potrzebujesz pomocy, zapoznaj się z poniższym filmem lub poradnikiem:
Konfiguracja elementu
Aby dodać element odwołania do API do schematu, z menu elementów Wirtualnej Centrali dostępnego w lewym, górnym rogu pod ikoną zielonego buttona z plusem wybierz Zewnętrzne odwołanie do API.
W nowo otwartym oknie dokonaj podstawowej konfiguracji elementu, podając:
- Nazwę odwołania- dowolna nazwa identyfikująca element na schemacie centrali.
- Metoda HTTP(s)- wybierz metodę (POST lub GET), w jakiej centrala ma komunikować się z Twoim API.
- Adres URL API- wskaż adres, pod jakim znajduje się Twoje API oraz wybierz odpowiedni protokół komunikacji.
- Czas oczekiwania- podaj czas jaki centrala ma oczekiwać na odpowiedź z Twojego API. Jeżeli w tym przedziale jej nie dostanie, skieruje dzwoniącego do kolejnego elementu na schemacie zgodnie z ustawieniem "upłynął czas na odpowiedź". Dodatkowo, w trakcie oczekiwania na odpowiedź dzwoniący może słuchać muzyki na czekanie.
Jeżeli chcesz aby dzwoniący mógł wpisać ciąg cyfr za pomocą klawiatury swojego telefonu, zaznacz checkbox Umożliwiaj dzwoniącemu opcję wprowadzenia ciąg cyfr, a następnie dokonaj konfiguracji dodatkowych parametrów:
- Zapowiedź powitalna- wskaż zapowiedź, jaką ma usłyszeć dzwoniący przed możliwością podania kodu. Warto w niej poinformować go o dalszym kroku tzn. konieczności wprowadzania cyfr lub gdzie może je znaleźć.
- Minimalna oraz maksymalna ilość cyfr do wprowadzenia- określ graniczne wartości w zakresie ilości cyfr, jakie dzwoniący może wprowadzić.
- Maksymalny odstęp czasowy- podaj czas, po jakim centrala ma ma uznać, że dzwoniący zakończył wprowadzanie kodu cyfrowego i przekazać do Twojego API podane wartości. Jednocześnie jest to czas, jaki dzwoniący ma na wprowadzenie pojedynczej cyfry. Pamiętaj, aby czas ten nie był za krótki, gdyż dzwoniący może nie zdążyć wprowadzić oczekiwanej wartości.
W kolejnym kroku zbuduj słownik odpowiedzi. Każda wprowadzona wartość stanie się nową opcją, którą będzie można utworzyć jako połączenie do innych elementów na schemacie (nową strzałką do przeciągnięcia). Twoje odpowiedzi powinny zawierać wyłącznie litery z tablicy ASCII (tj. A - Z), liczby i/lub podkreślnik _.
Jeżeli chcesz, aby w żądaniu kierowanym do Twojego API centrala podawała również wskazane przez Ciebie, inne stałe wartości (np. klucz uwierzytelnienia API) skorzystaj z opcji dodatkowych pól. Podaj nazwę pola oraz wartość, jaką każdorazowo centrala ma przesłać do Ciebie.
Na zakończenie Zapisz ustawienia. Element pojawi się na schemacie centrali, pozostaje jedynie połączyć go z innymi elementami na schemacie zgodnie z miejscem, w którym ma występować. Od tego elementu zapowiedzi możesz wskazać tyle połączeń, ile wskazałeś odpowiedzi w słowniku.
Przykładowe wykorzystanie elementu zewnętrznego odwołania do API:
Zespół/Grupa Telefonów
Czym jest Zespół/Grupa Telefonów?
Jest to element służący rozdzwaniania połączenia pomiędzy konsultantów do momentu aż połączenie zostanie odebrane. W tym elemencie mogą znajdować się numery wewnętrzne oraz zewnętrzne.
Dzięki zastosowaniu elementu Zespół/Grupa Telefonów połączenia trafią jednocześnie na kilka telefonów, połączonych w jedne zespół. W ten sposób zwiększasz szanse, że ktoś z Twoich pracowników odbierze połączenie i Klient nie pozostanie bez odpowiedzi.
Jeżeli chcesz skonfigurować grupę telefonów na swoim schemacie centrali i potrzebujesz pomocy, zapoznaj się z poniższym filmem lub poradnikiem:
Ustawienia elementu Zespół (Grupa) Telefonów
Aby dodać element zespołu telefonów do schematu, z menu elementów Wirtualnej Centrali dostępnego w lewym, górnym rogu pod ikoną zielonego buttona z plusem wybierz Zespół/Grupa Tel.
Następnie dokonaj konfiguracji elementu:
1. Nazwa Zespołu - pozwala na ustawienie dowolnej nazwy która pozwoli na łatwe rozpoznanie elementu wśród innych ustawionych elementów.
2. Strategia Dzwonienia - można wybrać w jaki sposób telefony mają dzwonić do konsultantów.
Przy sekcji Strategia Dzwonienia można kliknąć w znak zapytania wtedy ukaże się definicja każdej strategii.
3. Numer Wewnętrzny - numer, na który można przekierować połączenie do kolejki lub zalogować/ wylogować się z danej kolejki.
4. Czas Dzwonienia - określ jak długo telefony mają dzwonić Konsultantom.
5. CLIP Prefiks - wpisana w tym polu nazwa/skrót będzie ukazywać się przed prezentacją numeru. Funkcja ta ma ułatwić pracę Konsultantowi aby wiedzieć z jakiego Zespołu (Grupy) Telefonów przyszło połączenie. Dla przykładu, po wprowadzeniu w tym polu wartości NOWY:, numer dzwoniącego wyświetli się konsultantom w następujący sposób: NOWY:221131415
Dodatkowo w tym elemencie można ustawić aby zamiast sygnału dzwonienia odtwarzana była muzyka. Wystarczy zaznaczyć poniższy checkbox:
Jeżeli Konsultanci, którzy znajdują się w elemencie Zespół (Grupa) Telefonów i prowadzą aktualnie rozmowę nie mają dostawać informacji, że kolejna osoba dzwoniąca oczekuje na połączenie to należy mieć zaznaczony poniższy checkbox. Zalecamy posiadanie tej opcji włączonej, gdyż dzięki temu konsultanci nie będą rozpraszani sygnałem kolejnego połączenia w momencie, gdy już prowadzą jedną rozmowę.
Dodawanie Numeru Wewnętrznego oraz Zewnętrznego do Zespołu (Grupy) Telefonów
Aby oddać numer wewnętrzny lub zewnętrzny należy kliknąć zielony kwadrat z "+". W momencie dodania numeru powinien pojawić się po prawej stronie w sekcji Numery Telefonu w Zespole.
Po skonfigurowaniu powyższych ustawień należy zapisać je klikając niebieski button Zapisz Ustawienia.
Następnie połącz Zespół telefonów z innymi elementami na schemacie.
