Menu IVR

Czym jest Menu IVR?

Jest to element, który pozwala na odtworzenie odpowiedniego komunikatu głosowego, po którym osoba dzwoniąca, przy pomocy klawiatury swojego telefonu, ma możliwość wyboru tonowego elementu, z którym chce się połączyć (np. osoba lub dział).

Dzięki zastosowaniu elementu IVR:
- Klient sam będzie mógł wybrać np. język lub z jakim działem chce się połączyć,
- połączenia będą trafiały bezpośrednio do Konsultantów znających sprawę co pozwoli zaoszczędzić czas i ograniczy konieczność przekierowywania połączeń do innych osób.

Jeżeli chcesz skonfigurować menu IVR na swoim schemacie centrali i potrzebujesz pomocy, zapoznaj się z poniższym filmem lub poradnikiem:

Ustawienia Menu IVR

Aby dodać element IVR do schematu, z menu elementów Wirtualnej Centrali dostępnego w lewym, górnym rogu pod ikoną zielonego buttona z plusem wybierz Menu IVR.

W dalszej części, należy określić kilka niezbędnych parametrów:

1. Nazwa Menu - dowolna przyjazna nazwa Menu IVR, pozwalająca odróżnić element na schemacie.

2. Zapowiedź Powitalna - pole, które pozwala na wybranie z listy (lub utworzenie nowego) komunikatu głosowego z informacją o wyborach tonowych. W sekcji widnieją również 3 ikony:

• głośnik - pozwala na odsłuchanie utworzonej zapowiedzi;
• upload - pozwala na wgranie własnej zapowiedzi, format w którym powinna być przygotowana zapowiedź to WAV enkodowane do PCM, 8 kHz, 16 bit, mono.;
• tT - pozwala na stworzenie zapowiedzi z użyciem Wirtualnego Lektora.

3. Czas na wybór - czas, w którym osoba dzwoniąca powinna dokonać wyboru.

Po zaznaczeniu poniższego checkbox'a osoba dzwoniąca, która zna numer wewnętrzny (czyli numery Twoich kont SIP) po wpisaniu go będzie miała możliwość połączenia się bezpośrednio z wybranym numerem wewnętrznym.

W takiej sytuacji połączenie będzie próbowało dotrzeć bezpośrednio na wskazane wyborem tonowym konto wewnętrzne, z pominięciem wszelkich innych elementów schematu np. kolejek. Jeżeli będzie ono zajęte lub niedostępne- połączenie zostanie rozłączone lub zachowa się zgodnie z ustawieniami przypisanymi bezpośrednio dla tego konta SIP.

W elemencie Menu IVR jest możliwość ustawienia akcji, które mają się zdarzyć w przypadku, gdy dzwoniący przekroczy czas oczekiwania na wybór bądź dokona niepoprawnego wyboru.

Czasu Oczekiwania na wybór dzwoniącego:

1. Dopuszczalna Ilość prób przed poddaniem się -  wskaż ile prób ma osoba dzwoniąca na wybranie wyboru tonowego przed poddaniem się (upływem czasu). Jeżeli funkcja ma być wyłączona należy ustawić wartość 0.

2. Komunikat (z powodu braku wyboru) - można wprowadzić komunikat, który będzie odtwrzony, w momencie gdy upłynie czas na wybór lub w momencie braku wyboru tonowego.

Natomiast jeżeli komunikat powitalny (np. z podaniem jakiego wyboru może dokonać osoba dzwoniąca) ma zostać odtworzony za każdym razem po komunikacie z braku wyboru tonowego lub przekroczenia czasu na wybór należy zaznaczyć poniższy checkbox. 

3. Komunikat przed opuszczeniem menu IVR, gdy ilość dopuszczalnych prób zostanie przekroczona przez dzwoniącego -  w tej sekcji można dodać specjalny komunikat z informacją o przekroczonej ilości możliwych prób i skierowaniu np. do kolejki ogólnej lub rozłączeniu połączenia.

Niepoprawny Wybór dokonany przez dzwoniącego:

1. Dopuszczalna Ilość prób przed poddaniem się -  wskaż ile prób ma osoba dzwoniąca na wybranie poprawnego numeru tonowego. Jeżeli funkcja ma być wyłączona należy ustawić wartość 0. 

2. Komunikat (niepoprawny wybór został dokonany) - można wprowadzić komunikat, który będzie odtworzony w momencie, gdy dokonano niewłaściwego wyboru tonowego.

Tak samo jak w powyższej sekcji Czas oczekiwania na wybór dzwoniącego można ustawić  komunikat powitalny, który zostanie odtworzony za każdym razem po komunikacie o dokonaniu niepoprawnego wyboru. 

3. Komunikat przed opuszczeniem menu IVR, gdy ilość dopuszczalnych prób zostanie przekroczona przez dzwoniącego -  w tej sekcji można dodać specjalny komunikat z informacją o przekroczonej ilości możliwych prób i skierowaniu np. do kolejki ogólnej lub rozłączeniu połączenia.

Po skonfigurowaniu powyższych ustawień należy zapisać je klikając niebieski button Zapisz Ustawienia.

Następnie połącz menu IVR z innymi elementami na schemacie.

Od elementu IVR możesz pociągnąć 12 strzałek:
- 10 dla wyborów tonowych od 0 do 9;
- jedną dla niepoprawnego wyboru tonowego;
- jedną dla sytuacji przekroczenia czasu na wybór.